Alles wat Up/Mail doet, stap voor stap uitgelegd

Wat is Up/Mail?

Up/Mail is het campagne-mailprogramma van de Up-familie: mailings en automations die uit je eigen mailbox vertrekken.

Je plakt je HTML, kiest een doelgroep uit je eigen contacten en verstuurt gespreid via je Microsoft 365- of Google Workspace-mailbox. De ontvanger ziet jouw naam en jouw adres, antwoorden landen in jouw inbox, en je bouwt reputatie op je eigen domein op. Daarnaast bouw je automations: reeksen die per persoon vanzelf lopen, zoals een welkomstreeks of een herinnering vóór een deadline.

Alles wat je in de app kunt, kan ook via de REST API en via MCP voor AI-assistenten, met dezelfde rechten en dezelfde regels. Eén ding blijft altijd bij een mens: de verzendknop en de aan-knop van een automation.

Proefperiode en abonnement

Nieuwe organisaties proberen Up/Mail veertien dagen op Max-niveau, zonder betaalgegevens.

• Tijdens de proefperiode zijn alle functies beschikbaar, inclusief automations, Alfred en de koppelingen.
• Daarna kies je Up/Mail los, Select (drie apps naar keuze) of Max (de volledige Up-familie).
• De prijs is een vast bedrag per grootte van je organisatie, nooit een bedrag per gebruiker en nooit een bedrag per contact.
• Elke grootte heeft een plafond voor het aantal contacten; groei je eroverheen, dan kies je een maat groter.

Eén inlog voor de hele Up-familie

Je logt in met je UpScailed-account; ben je al ingelogd in een andere Up-app, dan gaat het vanzelf.

1. 1Start via de centrale UpScailed-checkout, of open de uitnodiging die je van een collega kreeg.
2. 2Log in met je e-mailadres en wachtwoord. Heb je in Up/Sales of Up/Actions al een sessie, dan word je stil doorgelogd.
3. 3Kies of maak je werkruimte. Daarna kom je op het Overzicht van die werkruimte.
4. 4Uitloggen doe je in het accountblok linksonder; dat geldt meteen voor alle Up-apps.

Je werkruimte

Een werkruimte is één bedrijf: eigen mailboxen, contacten, groepen, campagnes, automations en afmeldlijst.

Heb je meerdere bedrijven, dan maak je per bedrijf een werkruimte. Wisselen en een nieuwe aanmaken doe je in het accountblok linksonder, door op je naam te klikken. Alle instellingen van de werkruimte staan daar ook, achter je naam.

1. 1Geef de werkruimte een herkenbare naam; die zie je in het menu en bovenaan je instellingen.
2. 2Vul de bedrijfsnaam in. Die komt onder je mails te staan in de afmeldregel, zodat de ontvanger weet van wie de mail is.
3. 3Kies de tijdzone. Die bepaalt de kantooruren van automations en wat vandaag is voor de frequentiegrens.
4. 4Vul het merkpakket in (logo, kleur, handtekening, voettekst, toon), dan kan Alfred meteen in jouw stijl schrijven.

Je mailbox koppelen

Campagnes vertrekken uit een mailbox van jouw organisatie. Je koppelt er een bij Instellingen, Mailboxen.

Bij elke gekoppelde mailbox staan twee knoppen. Controleren kijkt opnieuw of de koppeling werkt. Testmail stuurt een korte mail naar jou; die telt mee in de daglimiet, net als elke andere mail. Werkt een koppeling niet meer, bijvoorbeeld omdat de toestemming is ingetrokken, dan staat de mailbox op Storing met de reden erbij. Campagnes via die mailbox wachten dan tot het is opgelost; klik daarna op Controleren.

Een mailbox verwijderen kan pas als geen lopende campagne, automation of formulier hem nog gebruikt. Het verwijderscherm laat zien welke dat zijn. Concepten die hem gebruikten, houden hun inhoud en krijgen geen afzender meer; die kies je opnieuw.

• Microsoft 365: klik op Microsoft 365 koppelen, log in bij Microsoft en geef toestemming om namens die mailbox te versturen. Standaard 1.000 mails per dag en 20 per minuut; de harde grens van Microsoft ligt op 10.000 per dag.
• Google Workspace: werkt via een service-account met domain-wide delegation. Klik op Google Workspace koppelen. Stap 1 toont het client-ID en het recht (gmail.send) met kopieerknoppen, plus de plek in de Google Admin-console waar je beheerder ze eenmalig per domein invult. In stap 2 vul je het adres in; Up/Mail controleert meteen of versturen lukt. Standaard 400 per dag en 15 per minuut, met een harde grens van 2.000 per dag.
• Postmark: voor volume boven de mailboxlimieten en voor directe bounce- en klachtmeldingen. Je maakt in Postmark een server aan en plakt het servertoken in Up/Mail; het wordt versleuteld bewaard en meteen gecontroleerd. Standaard 5.000 per dag. Postmark is een Amerikaans bedrijf; kies deze rail alleen als dat voor jouw contacten past.
• Demo-mailbox: verstuurt naar een lokale outbox in de app, zodat je de hele flow kunt oefenen zonder dat er echt iets de deur uitgaat.

Controleer eerst je domeingezondheid

Vóór je eerste campagne kijk je één keer of je afzenderdomein goed staat ingesteld. Dat bepaalt of je in de inbox belandt.

1. 1Open Instellingen, Domeingezondheid.
2. 2Up/Mail controleert SPF, DKIM, DMARC en MX van het domein van je mailbox.
3. 3Bij elk punt dat niet goed staat, zie je de exacte DNS-regel die je moet toevoegen bij je domeinbeheerder.
4. 4Klik daarna op Opnieuw controleren. Groen is klaar.

Je eerste campagne in vijf minuten

Het kortste pad van een idee naar een verzonden mailing.

1. 1Ga naar Campagnes en klik op Nieuwe campagne. Geef haar een naam.
2. 2Stap 1, Basis: onderwerp, afzender (je mailbox) en doelgroep (een of meer groepen, of een paar losse contacten).
3. 3Stap 2, Inhoud: plak je HTML of laat Alfred een eerste versie schrijven. Rechts zie je het voorbeeld met echte gegevens.
4. 4Stap 3, Test: stuur een testmail naar jezelf en lees hem in je eigen mailprogramma.
5. 5Stap 4, Verzenden: typ het aantal ontvangers in om te ontgrendelen en klik op Verstuur. Daarna verzendt de motor gespreid.

Contacten toevoegen

Er zijn vier manieren om contacten binnen te krijgen; ze komen allemaal in dezelfde lijst terecht.

• Handmatig: Contacten, Contact toevoegen. E-mailadres, naam, bedrijf, labels en groepen.
• CSV-import: upload een bestand en koppel per kolom wat het is (e-mailadres, voornaam, achternaam, bedrijf, label). Up/Mail herkent de meeste koppen vanzelf.
• Via de API of je AI-assistent: bijvoorbeeld een dagelijkse sync vanuit je boekhouding of CRM.
• Via een aanmeldformulier met dubbele opt-in: dan ontstaat het contact pas na de bevestigingsklik.

Toestemming en bron

Bij elk contact legt Up/Mail vast op welke grondslag je mag mailen en waar het contact vandaan komt.

• Klantrelatie: iemand is klant en mag over jouw dienstverlening gemaild worden.
• Toestemming: iemand heeft zich aangemeld, bijvoorbeeld via een formulier met dubbele opt-in.
• Onbekend: je weet het niet zeker. Zet zulke contacten in een aparte groep en vraag om toestemming voordat je ze meeneemt in een nieuwsbrief.
• De bron (import, formulier, API, handmatig) en elke latere toestemming of afmelding staan op de tijdlijn van het contact.

Eigen velden en labels

Met eigen velden en labels maak je van een lijst een levende klantkaart, en zet je automations in beweging.

• Eigen velden zijn vrije velden op de contactkaart, zoals deadline, verjaardag of contractdatum. Een datum schrijf je als jaar-maand-dag, bijvoorbeeld 2026-10-31.
• Elk eigen veld is ook een merge-veld in je mails: {{deadline}} wordt de datum van die persoon.
• Labels (tags) zijn korte trefwoorden zoals klant, prospect of stil. Je filtert erop, en een automation kan starten zodra iemand een label krijgt.
• Datumvelden zijn de basis voor datumtriggers: dertig dagen vóór de deadline, of elk jaar op de verjaardag.

Groepen en soorten

Een groep is een doelgroep: een campagne of automation richt zich op een of meer groepen.

Een contact kan in meerdere groepen zitten. Bij het versturen wordt ontdubbeld, dus iemand krijgt een mail nooit twee keer. Geef groepen een soort om ze te bundelen, bijvoorbeeld Btw-aangifte met daaronder een groep per kwartaal; de groepenpagina en de doelgroepkeuze tonen ze dan bij elkaar.

• Openbaar: een openbare groep verschijnt in het voorkeurencentrum, zodat ontvangers zelf kunnen kiezen of ze erin willen.
• Verwijderen: een groep verwijderen haalt alleen de groep weg; de contacten blijven bestaan.
• Aantallen: bij elke groep zie je hoeveel mailbare contacten erin zitten.

Administraties: één mail per onderneming

Voor kantoren die per onderneming mailen in plaats van per persoon.

Een groep kent een niveau. Bij contact (de standaard) is elk lid een mailbox en krijgt iemand hooguit één mail. Bij administratie is elk lid een onderneming: heeft een contactpersoon drie ondernemingen in de groep, dan krijgt die drie mails, elk over één onderneming, met {{onderneming}} als merge-veld.

Administraties beheer je nu via de REST API (relations); een scherm in de app volgt.

De contactkaart en de klantreis

Klik op een contact en je ziet alles van die persoon op één kaart.

• Status (actief, afgemeld, gebounced of op de afmeldlijst), bron en sinds wanneer iemand in de werkruimte staat.
• Betrokkenheid: hoeveel campagnes iemand kreeg en opende, het aantal kliks en wanneer die voor het laatst actief was.
• Gegevens, labels, eigen velden en groepen, direct te bewerken.
• Zit in automations: welke reeksen deze persoon doorloopt of doorliep, met de stap waar die zit en de volgende geplande mail.
• Start in automation: zet deze persoon met de hand in een reeks.
• De tijdlijn: elke campagne, elke automation met de stap waar iemand zit, en de volgende geplande mail.
• Inzage-export: alles wat Up/Mail van deze persoon weet als bestand, voor een inzageverzoek (AVG artikel 15).

In één oogopslag: wie zit in welke automation

De contactenlijst heeft een kolom Automations en een filter, zodat je niet hoeft te klikken om te zien wie waar zit.

• Per contact zie je elke automation met de stand: stap 3 van 7 met de datum van de volgende mail, afgerond, of gestopt met de reden.
• Nog geen betekent: deze persoon zat nog nooit in een reeks.
• Het filter Automations kent vier standen: zit nu in een automation, zit in geen enkele, zit of zat in een bepaalde reeks, of nog niet in een bepaalde reeks. Zo vind je in één keer wie de welkomstreeks nog moet krijgen.
• Groepen staan compact: de eerste twee, de rest als +N (de namen zie je als je erover beweegt).

Stille lezers vinden

Wie drie of meer campagnes kreeg en er nooit één opende, is een stille lezer.

Op de contactenpagina filter je op Stille lezers. Zet ze in een aparte groep en stuur ze de reeks Stille klant terughalen, of laat ze rustig met rust. Een schone lijst met echte lezers is beter voor je reputatie dan een grote lijst met slapers.

De afmeldlijst

Bij Instellingen, Afmeldlijst staat wie nooit meer gemaild wordt, met de reden en de datum.

• Afgemeld: de ontvanger klikte zelf op afmelden. Dit kan een beheerder niet ongedaan maken; alleen de ontvanger zelf, via heraanmelding.
• Gebounced: het adres bestaat niet meer (twee harde bounces). Een beheerder kan het weghalen als het adres weer werkt; het contact wordt dan weer actief.
• Klacht: gemeld als spam via een verzendrail die dat terugmeldt.
• Handmatig: door jou toegevoegd, bijvoorbeeld op verzoek per telefoon. Weghalen zet het contact weer op actief.

De vier stappen van een campagne

Elke campagne doorloopt Basis, Inhoud, Test en Verzenden. De app houdt je tegen als er iets mist.

• Basis: naam, onderwerpsregel, afzender (mailbox) en doelgroep.
• Inhoud: je HTML, de merge-velden, de inhoud-checks en het voorbeeld met echte gegevens, ook mobiel.
• Test: een testmail naar jezelf of een collega.
• Verzenden: de controle, de drempel en de verzending.

Je HTML plakken

Up/Mail heeft bewust geen sleep-editor: je plakt de HTML uit je eigen ontwerptool, of je laat Alfred een eerste versie schrijven.

Rechts zie je meteen het voorbeeld, gevuld met de gegevens van een echte ontvanger uit je doelgroep, en met één klik op mobiel. Met Bekijk als kies je wie: dan zie je precies wat die persoon krijgt. Meten (opens en kliks) staat standaard aan en zet je per campagne uit als je dat wilt.

Werkt iets niet in je HTML, dan vertellen de inhoud-checks je wat en waarom. Zonder afmeldlink voegt Up/Mail zelf een nette afmeldregel onderaan toe. Wil je die regel zelf in je HTML hebben, om hem te verplaatsen of aan te passen? Klik bij de melding op Afmeldregel toevoegen.

Merge-velden

Met merge-velden wordt één mail persoonlijk voor iedereen. Klik op een veld onder de editor om het in te voegen.

• {{voornaam}}, {{achternaam}}, {{bedrijf}}, {{email}}: de basisgegevens van het contact.
• {{onderneming}}: bij een administratiegroep de onderneming waar deze mail over gaat; anders valt hij terug op Bedrijf.
• {{afmeldlink}}: verplicht in elke mail. Ontbreekt hij, dan komt er automatisch een afmeldregel onderaan.
• {{voorkeurenlink}}: link naar het voorkeurencentrum, waar de ontvanger zelf kiest welke openbare groepen die wil.
• {{logo}}, {{handtekening}}, {{kleur}} en {{voettekst}}: uit het merkpakket van de werkruimte, zodat je ze nooit hoeft te plakken.
• {{antwoord:bel-me|Ja, bel mij}}: een antwoordknop. Het deel vóór de streep is de soort antwoord, het deel erna de tekst op de knop.
• Eigen velden van het contact, bijvoorbeeld {{deadline}}. In een automation die start op een gebeurtenis van buiten zijn ook de meegestuurde gegevens merge-velden, zoals {{factuurnummer}}.
• Ook in de onderwerpsregel: "Hoera, {{voornaam|jarige}}!" wordt per ontvanger ingevuld, net als in de mail zelf.
• Een terugvalwaarde achter een rechte streep, {{voornaam|lezer}}, vangt een leeg veld op. Zet die altijd in een aanhef en in het onderwerp, dan staat er nooit "Beste ,".

De inhoud-checks

Bij elke wijziging kijkt Up/Mail mee naar de dingen die in de praktijk misgaan.

• Afmeldlink: ontbreekt {{afmeldlink}}, dan krijg je een melding ter informatie, geen fout. Up/Mail zet onderaan een nette afmeldregel in dezelfde breedte als je mail; met Afmeldregel toevoegen zet je hem zelf in je HTML.
• Afbeeldingen met een relatief pad laden niet in een mail; gebruik volledige https-adressen.
• Breedte boven ongeveer 700 pixels wordt afgekapt op mobiel.
• Onbekende merge-velden, die anders leeg blijven.
• Spamsignalen: meer dan twintig links, alleen beeld en nauwelijks tekst, veel hoofdletters, reeksen uitroeptekens, spamgevoelige woorden en verkorte links zoals bit.ly.

Alfred schrijft mee

Een leeg scherm hoeft niet. Alfred maakt een eerste versie, herschrijft, kort in, bedenkt onderwerpregels of vertaalt.

• Schrijf: geef in een paar woorden aan waar de mail over gaat, en je krijgt een complete mail in jouw toon.
• Herschrijf en Korter: houdt de boodschap, verandert de vorm.
• Vijf onderwerpregels: kies er een, of gebruik ze als inspiratie.
• Vertaal: bijvoorbeeld naar het Engels voor internationale klanten.
• Alfred gebruikt de toon en het merkpakket van je werkruimte (Instellingen, Werkruimte). Hij verzint geen cijfers of beloftes; lees altijd even na.

Je doelgroep kiezen

Vink een of meer groepen aan, of kies losse contacten; daaronder zie je meteen wie de mail krijgt.

• Een persoonlijke mail aan een paar mensen? Daar hoef je geen groep voor te maken. Zoek ze op onder Of losse contacten, tot vijftig per campagne. Groepen en losse contacten mag je ook combineren.
• Dubbelen worden samengevoegd: wie in twee aangevinkte groepen zit, krijgt één mail.
• Wie op de afmeldlijst staat of niet actief is, valt eraf. Je ziet het aantal dat overblijft.
• Kies je een administratiegroep, dan zie je de ondernemingen, want dat is het aantal mails dat de deur uitgaat.
• Staat de frequentiegrens ook voor campagnes aan, dan slaat de campagne mensen over die hun grens al hebben bereikt; dat staat daarna in het rapport.
• Met Bekijk als, boven het voorbeeld, kies je iemand uit de doelgroep en zie je de mail met diens gegevens ingevuld.

Testen

Stuur eerst een testmail naar jezelf. Je leest hem dan in je eigen mailprogramma, met echte gegevens ingevuld.

• Het onderwerp krijgt het voorvoegsel [TEST], zodat je hem nooit voor echt aanziet.
• Een testmail gaat nooit naar een adres op de afmeldlijst.
• Via de API of een assistent kunnen er tien testmails per uur per sleutel of verbonden assistent; genoeg om te proefdraaien, te weinig voor misbruik.
• Een assistent of script mag een testmail alleen sturen naar de teamleden van de werkruimte en naar de testadressen bij Instellingen, Verzendbeleid. Zo gaat er nooit een mail naar een klant zonder dat een mens op de knop drukt. In de app zelf stuur je een testmail naar elk adres.
• Een testmail telt mee in de daglimiet en het tempo van de mailbox, net als een echte mail.
• Bij een automation stuurt Testritje alle mails van de reeks achter elkaar naar jou.

Verzenden en de drempel

Een echte verzending is nooit één losse klik. De drempel vraagt je het aantal ontvangers in te typen.

1. 1Open stap 4, Verzenden. Je ziet onderwerp, afzender, het aantal ontvangers na ontdubbelen en suppressie, en de verwachte verzendduur.
2. 2Klik op Campagne versturen. Het bevestigingsscherm toont doelgroep, afzender en onderwerp, en of je een testmail stuurde en de checks in orde zijn.
3. 3Typ het aantal ontvangers in. Pas dan wordt de knop actief.
4. 4Klik op Verstuur naar het aantal ontvangers. Vanaf nu verzendt de motor gespreid, binnen het tempo en de dagcap van je mailbox; een grote lijst loopt automatisch over meerdere dagen.

Het rapport lezen

Na de verzending zie je per campagne wat er gebeurde, en wat het vervolg is.

• Tegels: verzonden, geopend, geklikt, afgemeld, mislukt en gebounced, met percentages.
• Opens zijn indicatief, want Apple Mail laadt de meetpixel automatisch. Kliks en antwoorden zijn betrouwbaar.
• Opens en kliks per uur, de eerste 48 uur na de start.
• Gekleurde chips vergelijken met je vorige campagne en je eigen gemiddelde.
• Antwoorden: per antwoordknop hoeveel mensen ja zeiden, met naam en bericht.
• De ontvangerslijst: per persoon de status, opens, kliks en een eventuele afmelding of bounce.

Hermail naar niet-openers

Drie dagen na de verzending zet één knop een herinnering klaar voor iedereen die de mail niet opende.

• Up/Mail maakt een groep Niet-openers met de naam van de campagne, en een nieuw concept met dezelfde inhoud.
• Pas de onderwerpsregel aan (bijvoorbeeld een vraag) en verstuur zoals altijd, achter de drempel.
• Er kan hoogstens één hermail per campagne, en pas na drie dagen, zodat late lezers niet dubbel gemaild worden.
• Doorgaans levert het dertig tot vijftig procent extra bereik op.

Antwoordknoppen en Up/Sales

Een antwoordknop laat de ontvanger met één klik ja zeggen, en levert jou werk op in plaats van een losse melding.

• Zet {{antwoord:bel-me|Ja, bel mij}} in je HTML. Het wordt een knop in de mail.
• De klik gaat naar een bevestigingspagina, zodat virusscanners die links aftikken geen valse ja opleveren.
• De ontvanger kan een bericht achterlaten. Dat zie je in het rapport onder Antwoorden.
• Is Up/Sales gekoppeld (Instellingen, Up/Sales), dan ontstaat er automatisch een notitie en een beltaak in Up/Sales, inclusief het bericht.
• Andere systemen kunnen meeluisteren via de webhook response.received.

Dupliceren, versies en verwijderen

Een verzonden campagne is de beste basis voor de volgende.

• Dupliceren maakt een nieuw concept met dezelfde inhoud en doelgroep.
• Concepten kun je verwijderen; een verzonden campagne blijft bewaard als historie en voor de vergelijkingschips.
• Bekijk de mail en de outbox vanuit het rapport om precies te zien wat er is verstuurd.

Wat is een automation?

Een automation is een reeks stappen die voor elke persoon apart loopt zodra die instapt.

Denk aan een welkomstreeks van vijf mails in dertig dagen, drie herinneringen vóór een deadline, een felicitatie op de verjaardag, of een vraag hoe het gaat aan een klant die al een tijd stil is. Je bouwt de reeks één keer; daarna gebeurt het elke keer, voor iedereen, op het juiste moment.

Elke mail in een reeks is een gewone mail uit jouw mailbox, met dezelfde metingen, dezelfde afmeldlink en dezelfde dagcap als een campagne. Wie zich afmeldt, stapt meteen uit elke reeks.

De start: wanneer stapt iemand in?

Elke automation heeft één trigger. Via groep, label of datum stapt iemand hoogstens één keer in; handmatig starten kan altijd.

• Komt in een groep: zodra je iemand in de gekozen groep zet, start de reeks. Bestaande leden stappen niet stilzwijgend in; bij het aanzetten kies je of ze wel of niet meedoen.
• Krijgt een label: zodra iemand het gekozen label krijgt, bijvoorbeeld klus-afgerond of stil.
• Op een datum uit een veld: bijvoorbeeld dertig dagen vóór het veld deadline, of elk jaar op het veld verjaardag, op een tijdstip naar keuze (uur en minuut). De datum in het veld schrijf je als jaar-maand-dag.
• Bij een gebeurtenis van buiten: je boekhouding, CRM of assistent meldt bijvoorbeeld factuur-betaald via de API. Meegestuurde gegevens worden merge-velden in de mails. Na een afgeronde reeks mag iemand bij een nieuwe gebeurtenis opnieuw instappen.
• Handmatig: jij zet iemand erin vanaf de contactkaart, of via de API.

De stappen

Een reeks is een lijstje in gewone taal. Dit zijn de bouwstenen.

• Mail: onderwerp, inhoud en de inhoud-checks, met een voorbeeld en Alfred erbij.
• Wacht: een aantal minuten, uren of dagen. Met het vinkje Binnen kantooruren valt de volgende stap altijd op een werkdag tussen acht en zes in jouw tijdzone. Met Slim moment kiest Up/Mail het uur waarop deze persoon meestal leest.
• Wacht tot iemand reageert: op openen, klikken of antwoorden, met een uiterste termijn. Gebeurt het eerder, dan gaat de reeks meteen door.
• Vertakking: als iemand de vorige mail opende, klikte of antwoordde, gaat de reeks de ja-kant op; anders de nee-kant. Beide kanten kunnen weer eigen stappen hebben.
• Groep en label: zet iemand in een groep of geef een label, bijvoorbeeld onboarding-af.
• Melding: een mail naar jou of een collega, bijvoorbeeld als de laatste herinnering is verstuurd.
• Taak: maakt een taak aan in Up/Sales, bijvoorbeeld Terugbellen.
• Einde: de reeks is klaar voor deze persoon.

Een doel stellen

Met een doel stapt iemand eerder uit zodra het is bereikt, en zie je in de cijfers wat de reeks oplevert.

Kies bijvoorbeeld geklikt of geantwoord als doel van een kennismakingsreeks. Wie het doel haalt, krijgt de rest van de reeks niet meer en telt mee bij Doel gehaald. Zo mail je niemand door over iets dat al gelukt is.

Beginnen met een sjabloon

Zes kant-en-klare reeksen in gewone taal, met een voorgestelde start. De teksten zijn een startpunt.

• Onboarding nieuwe klant: vijf mails in dertig dagen.
• Herinnering vóór een deadline: drie mails in de aanloop naar een datum uit een contactveld.
• Stille klant terughalen: een persoonlijke vraag met antwoordknop, en één nette herinnering voor wie niet reageert.
• Verjaardag: elk jaar op de dag zelf een felicitatie.
• Beoordeling vragen: twee weken na een afgeronde klus een vraag om een review, met een herinnering voor wie niet klikte.
• Kennismaking voor prospects: vier mails in drie weken met een uitnodiging voor een gesprek.
• Leeg beginnen: bouw de reeks zelf op.

Bouwen en aanpassen

De bouwer is een lijst die je leest als een verhaal: mail, wacht twee dagen, mail, als geopend dan dit en anders dat.

• Klik op het plusje tussen twee stappen om er een toe te voegen. Versleep stappen aan het handvat om de volgorde te veranderen; dupliceer of verwijder met de knoppen rechts.
• Ongedaan maken en opnieuw werken zoals je verwacht.
• Opslaan gebeurt vanzelf; bovenaan zie je wanneer voor het laatst.
• Elke mailstap heeft een miniatuur, de inhoud-checks en Bekijk als: het voorbeeld met de gegevens van een echte klant.
• Rechts zie je Wie zit waar: elke deelnemer, de stap waar die is en de volgende geplande mail. Van daaruit stop je iemand met één klik.

De mailstap

Een mailstap werkt als de campagne-editor: onderwerp, HTML, merge-velden, checks en een voorbeeld.

Alfred staat bovenin klaar om te herschrijven, in te korten, te vertalen of vijf onderwerpregels te bedenken. Met Bekijk als kies je een echte klant, zodat je ziet wat die precies krijgt. Meten, de afmeldlink en de bounce-afhandeling zitten er automatisch in, net als bij een campagne.

Testen, aanzetten en pauzeren

Testritje stuurt alle mails van de reeks naar jou. Daarna zet jij de reeks aan; een assistent kan dat niet.

1. 1Klik op Testritje en kies een adres. Je krijgt elke mail van de reeks achter elkaar, met voorbeeldgegevens.
2. 2Klik op Aanzetten. Bij een groep- of labeltrigger kies je of bestaande leden meedoen of dat alleen nieuwe instappers meetellen.
3. 3Pauzeren houdt alle deelnemers vast waar ze zijn; niemand krijgt een mail. Hervatten pakt de draad weer op.
4. 4Bovenaan de lijst zie je of de motor draait en wanneer de laatste ronde was. De motor kijkt elke minuut wie aan de beurt is.

De regels die je beschermen

Een automation mag nooit iemand overspoelen of blijven mailen na een afmelding. Dit zit erin gebakken.

• Frequentiegrens: per werkruimte een maximum per persoon per dag en per week, over automations heen (standaard één per dag en vier per week). Zit iemand aan de grens, dan schuift de mail naar de volgende ochtend.
• Afmelden of een bounce stopt de reeks voor die persoon meteen, ook als de volgende mail al klaarstond.
• Via groep, label of datum stapt iemand maar één keer in dezelfde reeks.
• Wachttijden binnen kantooruren vallen op werkdagen tussen acht en zes, in de tijdzone van de werkruimte.
• Elke mail respecteert de dagcap en het tempo van de mailbox, net als een campagne.

Inzicht: de trechter

Op het tabblad Inzicht zie je wat de reeks doet: waar mensen instappen, waar ze afhaken en wat het oplevert.

• Tegels: ingestapt, onderweg, afgerond, doel gehaald en gestopt, met de stopredenen.
• De trechter: per mail hoeveel mensen hem bereikten, kregen, openden, klikten en antwoordden.
• Instappers per dag over de laatste dertig dagen, en de gemiddelde doorlooptijd.
• Per mailstap een link naar het volledige rapport van die mail.

Aanpassen terwijl de reeks loopt

Je mag een mail herschrijven terwijl mensen onderweg zijn. Up/Mail houdt de versies uit elkaar.

Wie de mail al kreeg, houdt de oude versie in het rapport; wie hem nog krijgt, ontvangt de nieuwe. Het rapport laat per versie de cijfers zien. Verwijder je een stap waar iemand net op wacht, dan gaat die persoon door naar de volgende stap.

Voorbeeld: herinneringen vóór de btw-aangifte

Zo zet een administratiekantoor in een kwartier een reeks op die elk kwartaal terugkomt.

1. 1Zet bij elke klant het veld deadline op de datum waarop de stukken binnen moeten zijn, bijvoorbeeld via een CSV-import met een kolom deadline.
2. 2Maak een nieuwe automation met het sjabloon Herinnering vóór een deadline. De start staat al op dertig dagen vóór het veld deadline.
3. 3Pas de drie mails aan in jouw toon, of laat Alfred dat doen. De tweede mail heeft een antwoordknop Ik stuur ze deze week.
4. 4Stuur een Testritje naar jezelf en lees de drie mails.
5. 5Zet aan. Vanaf nu krijgt elke klant dertig dagen, veertien dagen en vier dagen vóór zijn eigen deadline een herinnering, en jij een melding bij de laatste.

Een aanmeldformulier maken

Een gehost formulier per groep, dat je deelt als link of op je website zet.

• Zonder domein werkt alleen de link. Zo kan niemand jouw formulier op een andere website zetten om er gegevens mee te verzamelen.
• Onder elk formulier staat wie de gegevens krijgt, met een link naar jouw privacyverklaring. Die link vul je in bij Instellingen, Werkruimte, Privacyverklaring; ontbreekt hij, dan waarschuwt Up/Mail je bij Formulieren.
• Tegen misbruik: hoogstens drie aanmeldingen per e-mailadres per dag, plus een rem per formulier en per IP-adres. Wie de rem raakt, ziet hetzelfde scherm als een gewone aanmelder en er gaat geen mail weg.

1. 1Ga naar Instellingen, Formulieren en klik op Nieuw formulier.
2. 2Geef het een naam (dat wordt de kop), kies de groep of groepen waar aanmelders in komen, en de mailbox voor de bevestigingsmail.
3. 3Schrijf de intro, de knoptekst, de tekst na aanmelden, en het onderwerp en de tekst van de bevestigingsmail.
4. 4Deel de link. Wil je het formulier op je website? Vul bij Mag op deze websites staan het domein van je site in, bijvoorbeeld jouwbedrijf.nl, www.jouwbedrijf.nl. Kopieer daarna de insluitcode (een iframe) en plak die op je website.

Dubbele opt-in

Wie zich aanmeldt, krijgt eerst een bevestigingsmail. Pas na die klik ontstaat het contact.

• De bevestigingslink is zeven dagen geldig en werkt één keer. Een aanmelding die niet wordt bevestigd, verdwijnt na die zeven dagen.
• Bij het contact staat toestemming als grondslag, met datum en tijd van de bevestiging. De losse aanmelding zelf wordt dertig dagen na de bevestiging opgeruimd; het bewijs blijft bij het contact.
• Andere systemen kunnen meeluisteren via de webhook form.signup, en een automation kan starten zodra de aanmelder in de groep komt.

Het voorkeurencentrum

Met {{voorkeurenlink}} in je mail kiest de ontvanger zelf welke openbare groepen die wil ontvangen.

Alleen groepen die je als openbaar hebt gemarkeerd staan erin. Andere groepen, zoals interne of klantgroepen, blijven zoals ze waren. Onderaan elke mail staat naast afmelden ook Voorkeuren aanpassen.

Afmelden

Elke mail bevat een persoonlijke afmeldlink en de one-click afmeldknop die Gmail en Apple Mail bovenaan tonen.

• De afmeldpagina vraagt om een bevestiging met een knop, zodat een virusscanner niemand per ongeluk afmeldt.
• Wie zich afmeldt, komt op de afmeldlijst en stapt meteen uit elke lopende automation.
• De afmeldlijst wordt bij elke volgende verzending gerespecteerd, ook midden in een lopende campagne.
• Een afmelding kan een beheerder niet ongedaan maken; alleen de ontvanger zelf.

Per ongeluk afgemeld? Heraanmelden

Op de afgemeld-pagina staat een knop om je opnieuw aan te melden, met een verse bevestiging.

1. 1De ontvanger klikt op Per ongeluk? Meld mij opnieuw aan.
2. 2Up/Mail stuurt een bevestigingsmail (48 uur geldig, hoogstens één per tien minuten).
3. 3Na de klik op de bevestigingsknop is de afmelding opgeheven en het contact weer actief.
4. 4Het oude afmeldrecord blijft staan als bewijs; de nieuwe toestemming komt ernaast, met datum, tijd en de letterlijke tekst van de knop. Op de contactkaart en in het auditspoor zie je het terug.

SPF, DKIM, DMARC en MX

Vier DNS-instellingen vertellen ontvangende mailservers dat jij echt jij bent.

• SPF: welke servers namens jouw domein mogen versturen.
• DKIM: een digitale handtekening onder elke mail.
• DMARC: wat een ontvanger moet doen als SPF of DKIM niet klopt, en waar rapporten naartoe gaan.
• MX: waar mail voor jouw domein binnenkomt; nodig voor antwoorden en bounces.
• Instellingen, Domeingezondheid controleert alle vier en geeft per punt de regel die je bij je domeinbeheerder plakt.

Dagcap en tempo

Per mailbox staat vast hoeveel mails er per dag en per minuut uitgaan. Rustig verzenden beschermt je reputatie.

• Microsoft 365: standaard 1.000 per dag en 20 per minuut.
• Google Workspace: standaard 400 per dag en 15 per minuut.
• Postmark: standaard 5.000 per dag en 100 per minuut.
• Is je doelgroep groter dan de dagcap, dan loopt de campagne automatisch door op de volgende dag. Het Overzicht toont wat er vandaag al is verstuurd.

De frequentiegrens

Bij Instellingen, Verzendbeleid begrens je hoeveel mails één persoon krijgt, over automations en campagnes heen.

• Standaard: hoogstens één mail per dag en vier per week per persoon.
• Een automation-mail die erboven komt, schuift naar de volgende ochtend.
• Zet Ook toepassen op campagnes aan als een campagne mensen moet overslaan die hun grens al hebben bereikt. Dat staat dan in het rapport.
• De dagtelling volgt de tijdzone van de werkruimte.

Een schone lijst

Een lijst met echte lezers is beter voor je reputatie dan een grote lijst met dode adressen.

• Bij import vallen ongeldige adressen, wegwerpdomeinen en rolaccounts af.
• Bounces worden gemeten: via de bounce-berichten in je verzendmailbox (elk uur) of direct via Postmark. Na twee harde bounces gaat een adres op de afmeldlijst.
• Het filter Stille lezers laat zien wie drie of meer campagnes nooit opende.
• De spamsignalen in de inhoud-checks vangen de bekende valkuilen vóór je verstuurt.

Het slimme verzendmoment

Up/Mail leert per persoon op welk uur die meestal leest, en kan daarop versturen.

Bij een campagne zet je Verstuur op het beste moment per persoon aan; bij een wachtstap in een automation kies je Slim moment. Iemand die altijd om half tien leest, krijgt de mail dan rond dat uur, binnen de dagcap en het tempo. Is er nog geen patroon bekend, dan gaat de mail gewoon meteen.

Postmark als tweede verzendrail

Voor volume boven de mailboxlimieten, of als je directe bounce- en klachtmeldingen wilt.

Je koppelt Postmark als extra mailbox met een servertoken. Mails vertrekken dan vanaf je eigen verzenddomein bij Postmark, met dezelfde metingen, afmeldlijst en frequentiegrens. Bounces en klachten komen direct binnen via een webhook, zodat de afmeldlijst binnen seconden klopt. Het webhookadres staat bij de mailbox, met een kopieerknop; het bevat een geheim, dus plak het alleen in Postmark (Servers, Webhooks).

Instellingen vinden

Klik linksonder op je naam. Daar staan alle instellingen van de werkruimte, in vier groepen.

• Werkruimte: Werkruimte (naam, bedrijfsnaam, tijdzone, merkpakket) en Team.
• Verzenden: Mailboxen, Domeingezondheid, Formulieren, Verzendbeleid en Afmeldlijst.
• Koppelingen: API en MCP, Webhooks en Up/Sales (alleen voor beheerders).
• Account: Beveiliging, Abonnement en Auditspoor.

Rollen: wie mag wat

Elk lid van een werkruimte heeft één rol. Kies de laagste rol die iemand nodig heeft.

• Meekijker: ziet alles, verandert niets. Voor de accountant die wil meekijken, of een collega die alleen rapporten leest.
• Bewerker: beheert contacten, groepen, campagnes en automations, en kan versturen en aanzetten.
• Beheerder: ook mailboxen, formulieren, verzendbeleid, sleutels, webhooks en het team.
• Eigenaar: als beheerder, plus de werkruimte zelf en het abonnement.
• Dezelfde rol geldt voor een API-sleutel of assistent die namens jou werkt: die kan nooit meer dan jij.

Iemand uitnodigen

Bij Instellingen, Team nodig je collega's uit met hun e-mailadres en een rol.

1. 1Vul het e-mailadres in en kies de rol.
2. 2De uitnodiging gaat per mail met een link. Na inloggen staat de werkruimte in het accountblok van je collega.
3. 3Een rol wijzigen of iemand verwijderen doe je op dezelfde pagina.

Het merkpakket

Logo, merkkleur, handtekening, voettekst en toon: één keer invullen, in elke mail beschikbaar.

• Logo: een volledige https-link naar een PNG of JPG; in de mail beschikbaar als {{logo}}.
• Merkkleur: als #RRGGBB, bijvoorbeeld voor knoppen via {{kleur}}.
• Handtekening en voettekst: als {{handtekening}} en {{voettekst}}, bijvoorbeeld adres en KvK-nummer.
• Toon en stijl: hoe het bedrijf klinkt. Alfred schrijft daarmee in jouw stijl.

Tijdzone en werkruimte-id

Twee kleine instellingen op de Werkruimte-pagina die verderop veel uitmaken.

• Tijdzone: bepaalt de kantooruren van automations en de dagtelling van de frequentiegrens. Standaard Europe/Amsterdam.
• Werkruimte-id: de code die je nodig hebt als een sleutel voor al je werkruimtes bij deze werkruimte moet zijn. Kopieer hem met de knop ernaast.

Licht of donker

Onderaan het menu schakel je tussen de lichte en de donkere stand. De keuze blijft bewaard op dit apparaat.

Het auditspoor

Bij Instellingen, Auditspoor zie je wie wat deed: sleutels aangemaakt of ingetrokken, assistenten verbonden of losgekoppeld, teamleden verwijderd of van rol veranderd, mailboxen gekoppeld, gewijzigd of verwijderd, webhooks en formulieren aangemaakt of verwijderd, verzendingen gestart, contacten verwijderd, automations aangezet en heraanmeldingen bevestigd. Het auditspoor gaat twee jaar terug.

Drie ingangen, één bron

De app, de REST API en MCP werken op dezelfde gegevens, met dezelfde rechten en dezelfde regels.

Een assistent kan contacten bijhouden, groepen vullen, een campagne of automation klaarzetten, een testmail sturen en cijfers ophalen. Twee dingen kan een assistent bewust niet: een echte verzending starten en een automation aanzetten. Die knoppen blijven bij een mens, achter de drempel.

Een API-sleutel maken

Bij Instellingen, API en MCP maak je een sleutel in drie klikken: kies waarvoor hij is, wij regelen de rechten.

1. 1Klik op Nieuwe sleutel en kies een doel: AI-assistent, Alleen meekijken, Klanten synchroniseren, of Zelf samenstellen.
2. 2Geef de sleutel een naam, zodat je hem later herkent.
3. 3Kies het bereik: alleen deze werkruimte (aanbevolen) of al je werkruimtes. Bij de tweede geldt per werkruimte jouw eigen rol.
4. 4Een nieuwe sleutel verloopt standaard na 90 dagen. Onder Geavanceerd kies je een andere termijn en eventueel de IP-adressen waarvandaan de sleutel mag worden gebruikt.
5. 5Kopieer de sleutel van het klaar-scherm; je ziet hem één keer. Het klaar-scherm geeft plakklare voorbeelden voor Claude, een script en de REST API.

Rechten en minimale toegang

Elke sleutel heeft een lijst rechten. Een sleutel kan nooit meer dan de persoon die hem maakte.

• Contacten, administraties en groepen: lezen of ook toevoegen en bijwerken.
• Campagnes en rapporten lezen; campagnes maken en bijwerken (inclusief testmails).
• Campagnes daadwerkelijk versturen: zit in geen enkel doel en zet je alleen bewust aan. Hiermee kan een systeem versturen zonder dat jij op de knop drukt.
• Automations lezen; automations bouwen, testen en mensen laten instappen.
• Afmeldlijst lezen of beheren, mailboxen bekijken, cijfers lezen, team zien, auditspoor lezen, werkruimtes zien of aanmaken, koppelingen instellen.
• Per sleutel zie je wanneer hij het laatst is gebruikt en de laatste dertig aanroepen (tijd, pad, IP-adres). Intrekken kan altijd, met één klik.
• Een sleutel kan nooit meer dan de rol van zijn maker. Wordt de maker kijker, dan kan de sleutel alleen nog lezen. Verwijder je iemand uit het team, dan stoppen diens sleutels en verbonden assistenten voor deze werkruimte meteen.
• Staat er Zonder eigenaar bij een sleutel? Dan is hij gemaakt voordat sleutels een eigenaar kregen. Zo'n sleutel mag niet versturen, geen koppelingen instellen en geen werkruimtes aanmaken of wijzigen. Maak een nieuwe sleutel en trek de oude in.

De REST API gebruiken

De basis is https://mail.upscailed.nl/api/v1 met je sleutel als Bearer-token. Antwoorden zijn JSON.

• Een sleutel voor al je werkruimtes kiest de werkruimte via de header X-Workspace, de query ?workspace= of het veld workspace_id.
• Snelheidslimiet: 120 verzoeken per minuut per sleutel; daarna 429. Testmails: tien per uur per sleutel, alleen naar teamleden en testadressen.
• Eindpunten voor contacten, administraties, groepen, campagnes (ophalen, bijwerken, een concept verwijderen, en het rapport), automations (met deelnames, instappen en cijfers), gebeurtenissen, afmeldlijst, mailboxen (met domeingezondheid), formulieren, webhooks, team, auditspoor en dagstatistieken.
• Fouten komen als JSON met een leesbare uitleg in het Nederlands: 401 bij een onbekende of verlopen sleutel, 403 bij een ontbrekend recht of verkeerd IP-adres, 429 bij de limiet.

# Contacten ophalen
curl https://mail.upscailed.nl/api/v1/contacts -H "Authorization: Bearer um_..."

# Een contact toevoegen of bijwerken
curl -X POST https://mail.upscailed.nl/api/v1/contacts -H "Authorization: Bearer um_..." -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{"email":"sanne@voorbeeld.nl","firstName":"Sanne","lastName":"de Vries","company":"Voorbeeld BV","tags":["klant"]}'

# Een gebeurtenis melden die een automation start
curl -X POST https://mail.upscailed.nl/api/v1/events -H "Authorization: Bearer um_..." -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{"event":"factuur-betaald","email":"sanne@voorbeeld.nl","data":{"factuurnummer":"2026-0142"}}'

MCP koppelen aan een AI-assistent

Claude Desktop, claude.ai en andere MCP-clients bedienen Up/Mail via https://mail.upscailed.nl/api/mcp.

1. 1Zonder sleutel: voeg de MCP-server toe als connector in je assistent. Je krijgt een toestemmingsscherm van Up/Mail: log in, kies één werkruimte of al je werkruimtes, en kies wat de assistent mag. Standaard staat Alleen meekijken aan; meer rechten kies je bewust. Intrekken kan altijd bij Instellingen, API en MCP, onder Verbonden assistenten.
2. 2Kijk op het toestemmingsscherm naar welk adres je daarna gaat. Is dat geen bekende assistent zoals claude.ai of chatgpt.com, dan zie je een waarschuwing: geef dan alleen toestemming als je die koppeling zelf hebt ingesteld. Ben je kijker in een werkruimte, dan kun je een assistent daar alleen laten meekijken.
3. 3Met een sleutel: maak een sleutel met het doel AI-assistent en plak de configuratie van het klaar-scherm in je assistent.
4. 4Vraag je assistent daarna gewoon in gewone taal: zet een campagne klaar voor de groep Klanten, laat zien wie er in Onboarding zit, hoeveel opende de laatste nieuwsbrief.

Webhooks: andere systemen laten meeluisteren

Bij Instellingen, Webhooks laat je Zapier, Make of je eigen script een seintje krijgen zodra er iets gebeurt.

• Gebeurtenissen: nieuw contact, afmelding, mail verzonden, geopend, geklikt en gebounced, antwoord ontvangen, ingestapt en afgerond in een automation, aanmelding via een formulier.
• Elke aanroep is ondertekend (HMAC-SHA256 in de header X-UpMail-Signature) met een geheim dat je één keer ziet bij het aanmaken.
• Komt je systeem niet door, dan probeert Up/Mail het opnieuw na vijf minuten, dertig minuten en twee uur. Na twintig fouten op rij gaat de webhook uit, met een melding.
• Het adres moet met https:// beginnen en publiek bereikbaar zijn. Interne adressen zoals localhost of 192.168.x.x weigert Up/Mail, en een doorverwijzing volgt het niet: geef het eindadres op.
• Het logboek van de afleveringen wordt na dertig dagen opgeruimd.

Gebeurtenissen van buiten

Laat je boekhouding of CRM iemand een reeks in zetten, met gegevens die in de mails komen.

Meld een gebeurtenis via POST /api/v1/events met een naam (bijvoorbeeld factuur-betaald), het e-mailadres en eventueel gegevens. Elke automation met die gebeurtenis als start laat de persoon instappen; de gegevens zijn merge-velden in de mails. Via MCP heet dit de tool trigger_event.

De koppeling met Up/Sales

Antwoordknoppen en taakstappen worden notities en taken in Up/Sales, zodat niemand vergeten wordt.

1. 1Maak in Up/Sales een API-sleutel aan (Instellingen, API).
2. 2Plak hem in Up/Mail bij Instellingen, Up/Sales, samen met de werkruimte van Up/Sales. De sleutel wordt versleuteld bewaard.
3. 3Vanaf nu maakt elke ja-klik op een antwoordknop een notitie plus beltaak, en elke taakstap in een automation een taak.

Waar je gegevens staan

De database en de servers staan in Frankfurt. Wat er toch buiten Europa gaat, staat hieronder.

Alle toegang loopt via de server van Up/Mail; er is geen directe toegang tot de database vanuit een browser of app. Wachtwoorden van koppelingen (zoals een Postmark-token of een Up/Sales-sleutel) worden versleuteld bewaard.

Drie dingen kunnen buiten Europa gebeuren. Inloggen loopt via Google (Firebase Authentication), dat je naam en e-mailadres daarvoor ook in de Verenigde Staten kan verwerken. Alfred, de schrijfhulp, stuurt de tekst van je mail naar Anthropic in de Verenigde Staten, en alleen als je hem iets vraagt; je contactenlijst krijgt Alfred nooit. En kies je Postmark als verzendrail, dan gaan de mails en adressen van die mailbox via Postmark in de Verenigde Staten. Die doorgiftes lopen onder het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De volledige lijst staat in de verwerkersovereenkomst op upscailed.nl/verwerkersovereenkomst.

Tweestapsverificatie en sessies

Bij Instellingen, Beveiliging zet je een tweede slot op je account.

1. 1Klik op Aanzetten en scan de QR-code met je authenticator-app (Google Authenticator, 1Password, Authy).
2. 2Vul de eerste zescijferige code in. Bewaar de acht reservecodes op een veilige plek; je ziet ze één keer en elke code werkt één keer.
3. 3Vanaf nu vraagt Up/Mail de code bij het inloggen op een nieuw apparaat. Een apparaat blijft dertig dagen vertrouwd.
4. 4Overal uitloggen beëindigt binnen een minuut je sessie op alle apparaten, bijvoorbeeld na een wachtwoordwissel.

Sleutels en assistenten in de hand houden

Elke sleutel en elke verbonden assistent staat op één pagina, met wat die mag en wanneer die is gebruikt.

• Nieuwe sleutels verlopen standaard na negentig dagen. Kies alleen een langere termijn als het echt moet, en geef waar het kan een lijst van toegestane IP-adressen.
• Bekijk de laatste dertig aanroepen per sleutel als je twijfelt.
• Trek een sleutel of assistent in met één klik; het werkt meteen.
• Een sleutel voor al je werkruimtes is in elke werkruimte zichtbaar, ook voor beheerders die hem niet maakten. Zo kan niemand een verborgen toegang houden.
• Gaat iemand uit het team, dan trekt Up/Mail diens sleutels en verbonden assistenten voor die werkruimte meteen in. Het auditspoor laat zien hoeveel.

AVG: afmelden, inzage, verwijderen en bewaren

De regels zitten in het ontwerp, niet in een beleidsdocument.

• Afmelden: one-click in elke mail, permanente afmeldlijst, stopt automations meteen.
• Inzage: Exporteer alles van dit contact op de contactkaart en via de API (artikel 15).
• Verwijderen: een contact verwijderen pseudonimiseert de historie, zodat de cijfers kloppen zonder persoonsgegevens (artikel 17).
• Bewaren: ruwe meetgegevens verdwijnen na negentig dagen, wie een campagne ontving na twee jaar, het auditspoor na twee jaar, onbevestigde aanmeldingen na zeven dagen. Deelnames aan automations worden na honderdtachtig dagen gepseudonimiseerd. Totalen blijven, zonder persoonsgegevens.
• Toestemming: elke aanmelding via een formulier en elke heraanmelding is vastgelegd met datum, tijd en de letterlijke tekst.
• Auditspoor: elke gevoelige handeling is terug te vinden, met wie en wanneer.
• Rollen: voor de contacten in je werkruimte ben jij verantwoordelijk (verwerkingsverantwoordelijke) en is UpScailed verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst op upscailed.nl/verwerkersovereenkomst.
• Informeren: vermeld in je eigen privacyverklaring dat je nieuwsbrieven verstuurt via Up/Mail van UpScailed, en zet de link erheen bij Instellingen, Werkruimte. Dan staat hij onder elk aanmeldformulier en in elke bevestigingsmail.

Verantwoord mailen

Een paar afspraken die je reputatie en je relatie met klanten beschermen.

• Mail klanten over je dienstverlening; voor nieuwsbrieven aan niet-klanten vraag je toestemming via een formulier.
• Houd de frequentiegrens aan; niemand wil drie mails op één dag.
• Gebruik opens als richting, niet als bewijs. Kliks en antwoorden zeggen meer.
• Laat een assistent klaarzetten, maar druk zelf op de knop. Dat is precies waarom die knop bij jou blijft.

Kies eerst je grootte

De grootte bepaalt hoeveel gebruikers en contacten erin passen.

• Solo: 1 gebruiker, tot 2.500 contacten.
• Studio: tot 5 gebruikers, tot 10.000 contacten.
• Team: tot 10 gebruikers, tot 15.000 contacten.
• Kantoor: tot 25 gebruikers, tot 25.000 contacten.
• Organisatie: tot 100 gebruikers, tot 100.000 contacten.

Up/Mail los

Alleen Up/Mail, met alle functies uit deze handleiding.

• Solo: €9 per maand, excl. btw.
• Studio: €29 per maand, excl. btw.
• Team: €49 per maand, excl. btw.
• Kantoor: €99 per maand, excl. btw.
• Organisatie: €349 per maand, excl. btw.

Select

Drie apps naar keuze uit de Up-familie: Up/Mail plus twee andere, bijvoorbeeld Up/Sales en Up/Actions.

• Solo: €19 per maand, excl. btw.
• Studio: €59 per maand, excl. btw.
• Team: €99 per maand, excl. btw.
• Kantoor: €199 per maand, excl. btw.
• Organisatie: €649 per maand, excl. btw.

Max

De volledige Up-familie, inclusief de kennislaag.

• Solo: €69 per maand, excl. btw.
• Studio: €179 per maand, excl. btw.
• Team: €299 per maand, excl. btw.
• Kantoor: €599 per maand, excl. btw.
• Organisatie: €1499 per maand, excl. btw.

Maand- of jaarbetaling

Per jaar betalen kost 10 maandbedragen: twee maanden gratis.

• Maandelijks opzegbaar bij maandbetaling.
• Alle bedragen zijn exclusief btw.
• De proefperiode van veertien dagen loopt op Max-niveau en vraagt geen betaalgegevens.

Inloggen lukt niet

Bijna altijd een van deze drie.

• Verkeerd account: je bent met een ander adres ingelogd in een andere Up-app. Log daar uit; uitloggen geldt overal.
• Tweede factor: heb je je telefoon niet bij de hand, gebruik dan een reservecode.
• Uitnodiging: open de link uit de uitnodigingsmail nog een keer, ingelogd met het adres waar hij naartoe ging.

Mijn mailbox koppelen lukt niet

Bij Microsoft is het bijna altijd toestemming, bij Google de goedkeuring van de beheerder.

• Microsoft 365: log in met het account van de mailbox zelf en geef toestemming voor versturen (Mail.Send). Weigert je organisatie dat, dan moet een beheerder de app eenmalig goedkeuren.
• Google Workspace: de beheerder moet domain-wide delegation goedkeuren in de Google Admin-console, met het client-ID en het recht uit stap 1 van het koppelscherm. Meldt Up/Mail dat het client-ID niet bevoegd is, dan staat het er nog niet of met een typefout. Na het toevoegen duurt het bij Google soms een paar minuten.
• Meldt Up/Mail dat de Gmail API uit staat? Dat zit aan onze kant: mail hallo@upscailed.nl, dan zetten wij hem aan.
• Staat een mailbox op Storing? Lees de reden bij de mailbox, los het op (vaak opnieuw toestemming geven) en klik op Controleren.
• Postmark: het servertoken wordt direct gecontroleerd. Klopt het niet, kopieer het opnieuw uit Postmark, Servers, API Tokens.

Mijn mail komt niet aan of belandt in spam

Loop deze lijst van boven naar beneden af.

1. 1Instellingen, Domeingezondheid: zijn SPF, DKIM en DMARC groen?
2. 2Inhoud-checks: staan er spamsignalen, relatieve afbeeldingen of ontbrekende afmeldlink?
3. 3Tempo: verstuur je ineens veel meer dan normaal vanaf een mailbox die dat niet gewend is? Begin rustig.
4. 4Lijst: zitten er veel dode adressen in? Kijk naar bounces in het rapport en ruim op.
5. 5Testmail: kwam die wel aan? Zo niet, dan zit het bij je domein of mailbox, niet bij de campagne.

De verzendknop blijft grijs

De drempel houdt je tegen tot alles klopt.

• Typ het exacte aantal ontvangers in dat op het scherm staat.
• Is er een mailbox gekozen en een doelgroep met minstens één persoon?
• Staan de inhoud-checks op groen, of heb je de waarschuwingen gezien?
• Alleen bewerkers, beheerders en eigenaren kunnen versturen; een meekijker niet.

Een contact krijgt geen mail

Kijk op de contactkaart; daar staat bijna altijd de reden.

• Status: afgemeld, gebounced of op de afmeldlijst betekent geen mail, ook niet als test.
• Frequentiegrens: iemand kan zijn grens voor die dag of week al hebben bereikt; in het rapport staat overgeslagen.
• Groepen: zit de persoon wel in een groep van de doelgroep?
• Automation: is de reeks aangezet, en stapte de persoon in via de trigger? Bestaande groepsleden stappen niet vanzelf in; zet ze handmatig in de reeks.

Een automation start niet

De motor kijkt elke minuut. Als er niets gebeurt, is het bijna altijd de trigger of de status.

• Status: staat de reeks op Actief, niet op Concept of Gepauzeerd?
• Groep of label: de persoon moet er ná het aanzetten in komen, of je zet bestaande leden bewust erin.
• Datum: staat het veld op de contactkaart, in de vorm jaar-maand-dag, en klopt de offset (dertig dagen ervoor is niet vandaag)?
• Gebeurtenis: klopt de naam van de gebeurtenis precies met de naam in de trigger?
• Kantooruren en frequentiegrens: de eerste mail kan bewust wachten tot de volgende werkdag of ochtend. Kijk bij Wie zit waar naar de volgende geplande stap.
• Motor: bovenaan de automations-pagina zie je wanneer de laatste ronde was. Staat die al minuten stil, mail dan hallo@upscailed.nl.

De cijfers lijken niet te kloppen

Meten in mail is nooit exact; dit is wat je moet weten.

• Opens zijn indicatief: Apple Mail laadt de meetpixel zelf, waardoor iemand als geopend telt zonder te lezen. Kliks en antwoorden zijn betrouwbaar.
• Ruwe meetgegevens verdwijnen na negentig dagen; de totalen per campagne blijven.
• Opens per uur tellen alleen de eerste 48 uur na de start.
• Bij een automation zie je per versie van een mail aparte cijfers als je de mail tussendoor hebt aangepast.

API of MCP geeft een fout

De foutmelding zegt in gewone taal wat er mis is. De meestvoorkomende:

• 401: de sleutel is onbekend, verlopen of ingetrokken. Maak een nieuwe aan.
• 403 met een recht: de sleutel mist dat recht. Maak een sleutel met een ruimer doel, of vink het recht aan bij Zelf samenstellen.
• 403 met een IP-adres: de sleutel mag niet vanaf dat adres worden gebruikt.
• 403 met De maker van deze sleutel is geen lid meer: de sleutel hoorde bij iemand die uit het team is. Maak een nieuwe sleutel onder je eigen account.
• 403 bij een testmail: het adres is geen teamlid en staat niet bij de testadressen (Instellingen, Verzendbeleid).
• 400 met een lijst werkruimtes: een sleutel voor al je werkruimtes moet zeggen welke; gebruik de header X-Workspace.
• 429: meer dan 120 verzoeken per minuut, meer dan tien testmails per uur, of de daglimiet of het tempo van de mailbox is bereikt. Wacht even; de melding zegt welke het is.
• Een assistent ziet een tool niet: dan heeft zijn sleutel of koppeling dat recht niet. Versturen en aanzetten bestaan als tool nooit.

Een goede hulpvraag stellen

Mail hallo@upscailed.nl. Met deze gegevens kunnen we meteen kijken.

• De naam van je werkruimte en de campagne of automation.
• Wat je verwachtte en wat er gebeurde, met het tijdstip.
• Een schermafbeelding van de melding, als die er is.
• Bij API of MCP: het pad dat je aanriep en de foutmelding, nooit de sleutel zelf.

Begrippen in de app

Van werkruimte tot drempel.

• Werkruimte: één bedrijf met eigen mailboxen, contacten, campagnes en instellingen.
• Mailbox: het adres waarvandaan je verstuurt, met een dagcap en tempo.
• Campagne: één mailing naar een doelgroep, in vier stappen. Een concept is nog niet verstuurd.
• Groep: een doelgroep. Een soort bundelt groepen. Een openbare groep staat in het voorkeurencentrum.
• Label: een kort trefwoord op een contact, zoals klant of stil.
• Eigen veld: een vrij veld op de contactkaart, ook bruikbaar als merge-veld en als datumtrigger.
• Administratie: een onderneming als lid van een groep, zodat er per onderneming een mail uitgaat.
• Merge-veld: een plek in je mail die per ontvanger wordt ingevuld, zoals {{voornaam}}.
• Afmeldlijst: adressen die nooit meer gemaild worden, met reden en datum.
• Drempel: het bevestigingsscherm dat om het aantal ontvangers vraagt vóór een verzending.
• Hermail: een herinnering naar wie de vorige mail niet opende.
• Antwoordknop: een knop in de mail waarmee de ontvanger meetbaar ja zegt.

Begrippen bij automations

Van trigger tot trechter.

• Automation: een reeks stappen die per persoon vanzelf loopt.
• Trigger of start: wat iemand laat instappen: groep, label, datum, gebeurtenis of handmatig.
• Deelname: één persoon in één automation, met de stap waar die zit en de volgende geplande mail.
• Wachtstap, wachten op reactie, vertakking, doel: de bouwstenen die de reeks laten reageren op wat iemand doet.
• Kantooruren: werkdagen van acht tot zes in de tijdzone van de werkruimte.
• Frequentiegrens: het maximum aan mails per persoon per dag en per week, over alles heen.
• Motor: de verwerker die elke minuut kijkt wie aan de beurt is. De hartslag laat zien of hij draait.
• Trechter: per mailstap hoeveel mensen hem bereikten, openden, klikten en antwoordden.
• Testritje: alle mails van een reeks als testmail naar jou.
• Versie: de stand van een mailstap op het moment van versturen; cijfers worden per versie bewaard.

Begrippen bij koppelingen en toestemming

Van sleutel tot dubbele opt-in.

• API-sleutel: een geheime code waarmee een script of assistent namens jou werkt, met een bereik en rechten.
• Bereik: één werkruimte, of al je werkruimtes met per werkruimte jouw rol.
• Recht (scope): één bevoegdheid van een sleutel, zoals contacten lezen.
• MCP: het protocol waarmee een AI-assistent Up/Mail bedient. OAuth: koppelen zonder sleutel, via een toestemmingsscherm.
• Webhook: een seintje van Up/Mail naar een ander systeem zodra er iets gebeurt.
• Testadres: een adres waar een assistent of script een testmail naartoe mag sturen, naast de teamleden.
• Gebeurtenis: een melding van buiten die een automation kan starten.
• Dubbele opt-in: aanmelden plus een bevestigingsklik in de mail, zodat toestemming aantoonbaar is.
• Voorkeurencentrum: de pagina waar een ontvanger zelf kiest welke openbare groepen die wil.
• Inzage-export: alles wat Up/Mail van één persoon weet, als bestand.
• Pseudonimiseren: naam en adres weghalen terwijl de cijfers blijven kloppen.
• Verwerkersovereenkomst: de afspraken tussen jou en UpScailed over hoe wij de gegevens van jouw contacten verwerken.